Todo lo que tienes que saber de los apps Office para iOS

Una actualización de los apps de Microsoft Office pone al iPhone a la par de las versiones para iPad; los menús y funciones optimizados para la pantalla pequeña mejoran la experiencia de lectura.

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Sarah Tew/CNET

Las versiones independientes de Microsoft Word, Excel y PowerPoint para iPhone se anunciaron hoy. Estas nuevas versiones traen mejores herramientas de edición y creación a los dispositivos de pantalla pequeña. Los apps, que son una extrapolación de los apps anteriores para el iPad, se pueden descargar gratis y son universales, lo que significa que una sola descarga funcionará tanto en el iPhone como en el iPad.

Es importante mencionar que estos apps son una actualización de la versión para el iPad que te da más funciones en ambos tipos de dispositivos, y ahora cada app está optimizado para el dispositivo en el que esté corriendo. Estos apps te permiten editar archivos en tus dispositivos móviles, pero también le ofrecen funciones más avanzadas a los suscriptores de Office 365.

Antes del anuncio de hoy, sólo existía Office para iPhone, un app que te permite conectarte a tu cuenta en OneDrive, pero el usuario no tenía acceso a las funciones de creación de documentos de la nueva versión. El otro problema es que debías estar suscrito a Office 365 para realizar cualquier función más allá de leer un documento desde el app. El lanzamiento de estos apps cambia este panorama completamente.

Office gratis

Puedes descargar estos tres apps hoy en la App Store de forma gratuita. Todas las aplicaciones vienen con las funciones básicas de edición para que puedas continuar con tus proyectos en Word, Excel y PowerPoint en tu dispositivo móvil. Pero, si quieres funciones avanzadas, necesitas estar suscrito a Office 365.

Para darte un par de ejemplos para ilustrar la diferencia entre las aplicaciones gratuitas y las de por pago, te presento un par de situaciones. En Word, puedes recibir un documento de un suscriptor en modo de visualización de paisaje y puedes editar el texto, la fuente y el tamaño de la letra, pero no podrás cambiar el modo de visualización a retrato -- esa es una función premium de Office 365. De la misma manera, si recibes un documento que organiza el texto en columnas, podrás editar el texto, pero no podrás cambiar el formato de las columnas.

En Excel, puedes editar las celdas al añadir datos o texto nuevos, pero si quieres crear tablas personalizadas con filas y columnas coloreadas, necesitarás una suscripción. Como en Word, si recibes una tabla que ya ha sido configurada, podrás editar los datos, pero no podrás cambiar el formato.

Existen limitaciones similares a través de los tres apps. Así que lo que obtienes con los apps gratuitos es la capacidad de editar texto y datos en Word, Excel y PowerPoint, pero no podrás hacer cambios mayores al formato al no tener una suscripción. De todos modos, aunque tengas ciertas limitaciones en las versiones gratuitas de los apps, son mucho mejor que el Office para iOS anterior porque puedes al menos hacer algunos cambios en el documento, mientras que antes sólo podías leerlo.


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Desliza para escoger las plantillas y utilizar los apps de Office optimizados para el iPhone. Captura de pantalla por Jason Parker/CNET

Apps separados, más opciones

Ahora que existen apps independientes para Word, Excel y PowerPoint, podrás tener acceso a muchas más herramientas de creación en tu iPhone. Y lo interesante aquí es que funcionan de maravilla en una pantalla pequeña; el iPhone tiene una interfaz con aspecto similar a Ribbon (algo que es conocido entre los usuarios de Office) que es fácil de usar con una sola mano.

En el iPad tienes pestañas a lo largo de la parte superior para Home, Insert, Layout, Review y View. En el iPhone tienes la misma selección en un menú desplegable. Puedes deslizarte entre todas las opciones en la parte inferior de la pantalla y luego hacer tu selección.

La versión del iPhone también tiene una visualización separada llamada Reflow para facilitar la lectura de documentos en una pantalla chica. Si, por ejemplo, estás leyendo un documento de una página de tamaño 8.5x11 con imágenes y tablas, con el botón de Reflow puedes hacer que el documento quepa mejor en tu pantalla para así encontrar más fácilmente los puntos que quieres editar o cambiar.

Si es gratis, ¿por qué pagar por una suscripción?

Los apps gratuitos, aunque son útiles, no ofrecen las mismas funciones que obtendrías por la versión pagada. Así que tu decisión se tiene que basar en cuánto utilizas Office.

Si sólo te interesa hacer pequeños cambios o crear documentos básicos, probablemente no necesitarás una suscripción. Pero, si quieres crear volantes complejos con colores personalizados en Word, o personalizar tablas Pivot en Excel o usar la visualización de Presenter en PowerPoint desde tu iPhone, tendrás que pagar por una suscripción.


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Selecciona los datos en una hoja de cálculo para obtener toda clase de opciones. Captura de pantalla por Jason Parker/CNET

Si quieres funciones más avanzadas, existen diferentes tarifas para suscribirte a Office 365. Por US$9.99 al mes, puedes obtener Office para cinco computadoras y cinco dispositivos móviles que incluyen apps que puedes descargar, los apps móviles que hemos descrito aquí y versiones Web de Office gratuitas. Si sólo quieres una suscripción para ti solo, debes pagar US$6.99 al mes por las versiones de escritorio y móvil para una computadora y un dispositivo móvil, y la versión Web de Office gratuita. También existen planes de suscripción empresariales cuyos precios dependen del tamaño del negocio.

Guarda tus proyectos en más lugares

Con una cuenta gratuita de Microsoft Live, obtienes 15GB de almacenamiento gratis en OneDrive -- el servicio de la nube de Microsoft -- en donde puedes guardar y abrir documentos desde cualquiera de tus dispositivos.

Esta nueva versión añade soporte Dropbox a todos los servicios. Así que, entre estos dos servicios, aquellos que usan los apps para sólo realizar ediciones básicas les bastará el espacio de almacenamiento al usar las versiones gratuitas de cada uno de estos servicios.

¿Y Android?

Microsoft afirma que se ha iniciado la etapa de prueba beta para las tabletas con Android y que estará disponible en 2015. La empresa también dijo que la versión para los teléfonos Android (con funciones similares a las que has visto aquí) estará disponible poco después.

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Como la versión para iPad, podrás escoger entre un montón de plantillas de PowerPoint. Captura de pantalla por Jason Parker/CNET

Una probadita gratis

Aunque las versiones gratuitas tienen sus limitaciones, los apps de iPhone Office son más que bienvenidos. Te permiten realizar más tareas que la versión anterior del app Office para iOS, lo que significa que puedes realizar funciones de edición básicas sin tener que pagar por una suscripción. Están también optimizados para el iPhone, con menús y funciones especialmente diseñados para leer documentos en una pantalla chica.

Al ofrecer versiones gratuitas de estos apps para iPhone, Microsoft ha convertido a los apps de Office en una alternativa viable a iWork de Apple.

Está en tus manos pagar o no por una suscripción para acceder a todas las funciones. Pero si descargas los apps gratuitos y te das cuenta de cuán flexibles y fáciles son de usar, quizás no aguantes la tentación y desembolses un dinerito para aprovechar las funciones más avanzadas.

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