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Software

Cómo exprimir Gmail al máximo

Puedes programar mensajes automáticos, guardar enlaces que te interesan, etiquetar tus prioridades, filtrar contenidos similares, evitar envíos y muchas más cosas para organizar tus emails.

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Hay algunas funciones no tan visibles de Gmail, en su versión móvil (iOS o Android) como en la de escritorio. 

Google

Seas un obsesivo del control o no, la verdad es que organizar tu email es útil. 

Es que si no proporcionas un orden al caos de correos, esta inmensidad de mensajes te abrumarán hasta el cansancio. Algunos de estos tips tal vez ya los conozcas, pero otros son realmente reveladores y no sólo te facilitarán la vida sino que, además, te evitarán líos como mandar emails no deseados, o recibir una tonelada de correos en tu ausencia. 

Veamos, caso por caso, recomendaciones para dominar tu Gmail. 

Primero lo primero: Silencia mensajes masivos 

Ya sea que recibas muchos correos en cadena, o que tengas un grupo de amigos o de trabajo que suelen ser recurrentes en sus respuestas a un mismo email (si se trata de una despedida, o un chiste colectivo, o simplemente coordinar una salida), saber silenciar una conversación a tiempo puede brindarte mucha paz mental.

Simplemente selecciona el email en cuestión, dirígete a "Más" y selecciona "Silenciar". Por arte de magia, ese molesto email no aparecerá más en tu lista de correos. Qué alivio. 

Contesta como un CEO: breve, al grano y, por qué no, con mensajes predeterminados 

Si tienes la placentera fantasía del "Inbox cero" puedes recurrir a las técnicas de los grandes hombres de negocios o presidentes ejecutivos de empresas. Ellos no se demoran en contestar un correo, sino que lo hacen con textos breves y que no den lugar a controversias. 

Un simple "OK", "Nos vemos el lunes" o "No", podría sonar rudo, pero es mejor que el silencio. Podemos aprovechar los emails como si fueran mensajes de texto, sin escribir una eternidad, entonces no tiene ningún sentido explayarnos en los correos electrónicos.

Para eso, las nuevas respuestas automáticas de Gmail nos hacen la tarea, al final de un email, para que las utilices como respuestas simples y directas. Las verás cuando uses Gmail de tu móvil y están disponibles en español. 

Reproduciendo: Mira esto: Google Assistant en español: Un vistazo al asistente...
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Descubre "Inbox by Gmail" para no perder de vista nunca jamás un enlace 

Si eres de las personas que extrañas Pocket o Delicious, entenderás por qué me puse tan feliz cuando descubrí la extensión de Google Chrome y aplicación especial "Inbox by Gmail" para que, en vez de enviarte enlaces a tu correo, puedas guardar un archivo de enlaces en un sitio aparte. 

Imagínate esta situación: te gusta leer, pero te encuentras un artículo en internet que es larguísimo y que no alcanzas a leer en el camino al trabajo. Con esta extensión de Gmail, puedes almacenar estos vínculos en una página separada, asociada a tu cuenta de correo.

Funciona así: si deseas hacerlo desde una computadora de escritorio, descarga la extensión de Google Chrome llamada Inbox by Gmail. Se agregará a modo de pestañita con forma de una carta en la parte superior derecha de tu navegador y puedes presionarlo en cualquier página web que quieras conservar para más tarde. Aquí tienes dos opciones: guardar en Inbox (la página aparte inbox.google.com, a la que accedes una vez que hayas iniciado sesión en Gmail) o enviar el enlace a tu correo.

También puedes hacerlo, mediante pasos similares, desde tu celular. Baja el app Inbox by Gmail para iOS o Android, inicia sesión con Gmail y abraza el universo de posibilidades de organización que te ofrece esta app. De forma automática agrupa, muy parecido a como lo hace Gmail, las promociones, los mensajes de redes sociales, los que tienen que ver con compras, finanzas y aquellos que decides guardar. 

Asimismo, puedes añadir recordatorios y desde el símbolo de portapapeles puedes agregar aquellos sitios que quieres guardar para después. 

Clasifica tus emails por etiquetas 

Pero a veces no quieres ignorar, sino saber cómo clasificar tus correos de acuerdo a su importancia, o por el asunto que representa. Si planificas un viaje, te conviene que todo lo relacionado se agrupe bajo la etiqueta "viaje". O si usas tu mail personal también para el trabajo, puedes agrupar las comunicaciones laborales bajo la etiqueta "trabajo". Lo mismo si manejas múltiples proyectos: piensa en una palabra clave para cada uno, para tenerlos a mano. 

Elige el email, ve al signo de etiqueta (parece una flecha inclinada) y crea una etiqueta nueva, o elige una vieja que ya hayas creado en el pasado. 

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Así se verán las etiquetas en tu inbox. 

Captura de pantalla por Mariana Marcaletti/CNET

Filtros, para agrupar correos similares

Ahora, si en vez de ordenar tus emails uno por uno lo que deseas es agrupar una serie de correos de forma veloz, una mejor opción es la de los filtros. Puedes armar colecciones de emails según quién los envía, o de acuerdo a una palabra clave, o una palabra filtrada. También puedes configurar filtros en base a términos bloqueados, o en función de si los emails tienen, o no, archivos adjuntos (esto es muy práctico para seleccionar, si te quedas sin espacio, borrar los emails que te consumen más sitio). 

Ve a "Más", presiona "Crear Filtro" y ahí te fijas qué categorías deseas filtrar para que sean parte del mismo filtro. 

Si te arrepientes de un email 

Una de mis funciones favoritas de Gmail es la de deshacer un envío. Si eres una persona impulsiva, habrás mandado alguna vez un email del que te arrepientes: una carta de enojo a un colega, un mensaje despechado a un ex tras una ruptura o hasta un correo ansioso que tendría que haberse enviado a otro tiempo). 

Gmail, por suerte, protege tu ímpetu: puedes poner "en suspenso" cada email durante un período de 5 a 30 segundos, y deshacer el envío al instance. Desearíamos que nos deje más tiempo, pero esta opción sirve para los que se den cuenta rápido de sus errores. 

Dirígete a "Configuración" y tilda la opción "Deshacer el envío", y elige cuánto tiempo quieres. 

Firma como se debe: Con más info sobre ti mismo 

No es lo mismo un email "casi" anónimo, que uno con firma, y bien firmado, con datos útiles como el nombre completo, cargo dentro de la empresa (si se trata de un email profesional), teléfono y enlaces a redes. 

Es para que tu interlocutor conozca más de ti, de un vistazo. Ve a Configuración, Firma, y da rienda suelta a tu estilo. 

Si no estás, dile a los demás de tu ausencia

No hay nada más decepcionante que enviar emails cuya respuesta nunca llega. Puede interpretarse como falta de atención, o hasta de respeto por parte del otro. Por eso, para ser cortés, es agradable hacerle saber a los otros si es que estamos de vacaciones, enfermos, o si es que estaremos en un evento de trabajo muy demandante que nos equipare la atención.

Para estas ocurrencias, tus aliadas son las respuestas automáticas. Dentro de configuración, habilita una respuesta automática, y escribe lo que consideras más conveniente (es muy considerado agregar otra persona de tu trabajo a la que delegas tus tareas en tu ausencia). Aquí eliges el día que comienza este mensaje, y el último día. También puedes elegir que sólo tus contactos reciban esta respuesta, para no brindar información a gente que no conozcas. 

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Este es el email automático que configuré durante mis vacaciones. 

Captura de pantalla de Mariana Marcaletti/CNET

Gmail renueva de forma periódica sus habilidades, y les iremos contando más tips útiles. Si te intriga saber más sobre las respuestas predeterminadas en español, puedes leer más sobre ellas en este artículo. También puedes echarle un vistazo a apps de terceros como Boomerang, que se integran a tu email para permitirte tareas como crear emails que se envíen en el momento que tú elijas del futuro. 

Nota: Este artículo se actualizó el 8 de diciembre de 2017 con más información.