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Estas aplicaciones te ayudarán a ser más productivo en 2020

Comienza 2020 organizándote mejor para hacer tus tareas de la escuela, la universidad o para cumplir con tu trabajo de una manera más eficiente.

A businesswoman throws up her hands in frustrated at her computer desk

Sí, estas son las aplicaciones de productividad que estabas buscando en 2020.

Getty Images

Para la Real Academia Española de la lengua la palabra "procastinar" significa "aplazar o diferir". Y eso es lo que probablemente muchos no queremos continuar haciendo en 2020, cuando nos hemos hecho una promesa: ser más organizados, productivos y hacer más con nuestro tiempo.

Si ese es tu caso, no te preocupes, porque te vamos a mostrar algunas aplicaciones para iPhone y Android (y en algunos casos compatibles con computadoras Mac y Windows), que puedes utilizar para organizarte en cada caso. 

Esta lista de aplicaciones de productividad solo está compuesta por aplicaciones que yo he utilizado en algún momento de 2019, y que he recolectado en este artículo para ti. Estaré agregando nuevas apps conforme las vaya probando.

Aplicaciones para crear listas de cosas que hacer

Comencemos por la básico: una aplicación para hacer listas de cosas que hacer, popularmente conocidas como "To-Do" apps, en inglés. Aquí te tengo dos opciones que he utilizado durante el último año. 

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El app de Todoist te permite hacer listas de tareas y compartirlas con compañeros, también puedes agruparlas en proyectos.

Todoist

Todoist

Esta es la aplicación gratuita para organizar tus listas de tarea que me gustaría recomendarte. Personalmente me gusta porque puedes crear listas que puedes compartir con compañeros, familiares y amigos, que también deben descargarse el app. Puedes asignarle tareas a otras personas, colocarte fechas para obtener recordatorios y marcas las cosas que ya has hecho.

En mi caso me gusta porque tiene app para iOS, Android, Mac y Windows y además puedes instalar extensiones para los navegadores más populares. Hay una versión premium que te permite crear más proyectos, e invitar hasta a 25 personas por proyecto, a diferencia de la personal gratuita que solo permite invitar a cinco personas. 

La versión premium ofrece más novedades como etiquetar personas en comentarios y adjuntar archivos, y cuesta US$3 al mes, mientras que también hay una versión para empresas.

Aquí puedes encontrar los enlaces de descarga de Todoist. 

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Things para iOS tiene un diseño bonito y minimalista, aunque se puede sincronizar con Mac y iPadOS.

Captura de pantalla / César Salza

Things 

Una de mis aplicaciones favoritas es Things, aunque únicamente es compatible para dispositivos de Apple: iPhone, iPad y computadoras Mac. El app está disponible para todos esos productos, tiene una interfaz limpia, te permite programar tus tareas, crear proyectos y compartirlos y tener alarmas que te indican la fecha en la que caducan.

Estas aplicaciones son de pago: para Mac cuesta US$49.99, para iPhone US$9.99 y para iPad US$19.99. Si quieres usarla en cada dispositivo tendrás que comprarlas por separado y luego abrirlas con tu misma sesión de usuario, para que los dispositivos puedan tener la misma información en tiempo real.

Puede que su precio sea elevado, pero Things puede guardar notas históricas de todo lo que has hecho, permite la creación de listas y puedes escribir como si estuvieras en un documento de Microsoft Word, con texto enriquecido y más detalles que en otros apps.

Puedes visitar la Web de Things para probar la versión beta o descargar cualquiera de los apps.

Aplicaciones de gestión de flujo de trabajo

Si en cambio, más que una buena gestión de notas y de ideas estás buscando una aplicación para gestionar el flujo de trabajo con compañeros de oficina o para gestionar proyectos personales o de clase aquí te dejamos un par de apps que tienes que revisar.

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Trello es una aplicación que te permite llevar un récord de tus tareas, aunque también planificar con tu equipo de una forma más visual y eficiente.

Trello

Trello

Trello es un app de gestión de trabajos gratuita con un componente de pago avanzado. Es un app para iOS, Android y con interface Web que te permite organizar las tareas por columnas, asignarlas a las personas indicadas, y además colocarles etiquetas.

Algo que me gustó de esta aplicación de productividad cuando la probé es que puedes indicar el porcentaje completado de una tarea, colocar fechas de entrega y dejar notas. Funciona mediante una especie de tarjetas que puedes cambiar de estado y mover de una columna a otra, lo que hace que su uso sea muy eficiente.

Visita el sitio Web de Trello para conocer más información. 

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Airtable tiene cientos de plantillas que puedes utilizar para llevar adelante tus proyectos de manera organizada. Tiene apps para iOS y Android y también un sitio Web muy profesional.

Airtable

Airtable

Airtable es una aplicación que he utilizado para organizar de forma más eficiente grandes proyectos profesionales y de trabajo. Al mismo tiempo particularmente la he utilizado como si fuese una hoja de cálculo en la que puedo llevar monitorización de listas de cosas.

Airtable es un híbrido entre una base de datos y una hoja de cálculo con infinitos usos, y más bonita y sencilla de usar que Excel, a mi parecer (aunque, claro, yo detesto Excel).

Esta aplicación de productividad tiene una serie de plantillas que considero son la parte más interesante de todas. Puedes crear desde un calendario de contenidos hasta un catálogo de productos para tu empresa. No hay límites en esta app. Yo la he utilizado para crear un calendario editorial y para seguir el rastro a un calendario de redes sociales.

Airtable para comenzar es gratis con un máximo de 2GB de archivos y hasta 1,200 registros por base de datos. Si la utilizas para algo personal no tendrás que pagar – yo no tuve que pagar cuando la usé–, aunque si tu objetivo es profesional e integrarás a más personas, te costará desde US$10 por usuario.

Puedes revisar aquí más de Airtable y su escala de precios.

Aplicaciones para tomar notas en clases o cursos

Si estás estudiando y necesitas tomar nota y ya no utilizas un cuaderno sino que prefieres tu celular o tu tableta, te voy a recomendar un par de aplicaciones que me parecen de las mejores.

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Evernote es una aplicación para tomar notas y crear libretas. Puedes utilizarla para tomar notas en tu escuela, la universidad o para simplemente tener en un solo lugar documentos que has escaneado y que requieres tener todo el tiempo.

Evernote

Evernote

Podríamos decir que es un clásico, pero Evernote es una aplicación que te permite crear diferentes proyectos o blocs en los que tener notas con títulos y categorizarlas, además de muchas otras cosas. Podrías tener un proyecto para cada materia de la escuela o la universidad.

Personalmente uso Evernote para guardar datos y documentos importantes que siempre necesito a mano. Por ejemplo, tengo una libreta o cuaderno con documentos de aseguradoras, otra con documentos personales y otra con las notas de mi curso de marketing. 

Puedes comenzar a usarlo de forma gratuita en tabletas y celulares y también tiene versión de computadoras, por lo cual no importa dónde escribas hoy, tendrás las notas sincronizadas en todos tus dispositivos. 

Revisa aquí los planes de Evernote, porque si quieres Inteligencia Artificial para encontrar notas, o compartir notas con amigos, vas a necesitar una cuenta de pago. 

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Google Docs es una herramienta poderosa y gratuita, en la que puedes guardar tus clases mediante archivos en carpetas fáciles de identificar. Si la utilizas con frecuencia puede que tengas que comprar almacenamiento en Google Drive.

Google

Google Docs

En la oficina utilizamos Google Docs como aplicación oficial para tomar notas y compartir documentos, y en general toda la suite de Google Drive. Google Docs está disponible en todas las plataformas, es gratis, y puedes organizar tus documentos dentro de carpetas con el nombre de tus materias o proyectos sin mayor problema, y lo más interesante es que tienes todas las opciones de edición de un programa de ofimática tradicional.

Eso sí, si tienes demasiada información en algún momento podrías tener que pagar más almacenamiento. A mi me gusta porque me permite trabajar en equipo con mis compañeros de trabajo sin tener que pagar más.

Puedes revisar aquí todas las características de Google Docs.

Aplicaciones para la gestión del tiempo

Aplicaciones como RescueTime o Toggl pueden seguir segundo a segundo tu actividad y decirte cómo has invettido tu día. ¿Has estado mucho en Instagram o YouTube? Estos apps compatibles con Windows, Mac iOS y Android te lo dirán. 

Sin embargo si tu mayor distracción es cuando estás en tu celular o tableta, entonces lo más recomendable es que actives Tiempo en Pantalla en tu iPhone o Bienestar Digital en Android. Estas son dos funciones que te permitirán saber qué aplicaciones son las qye demandan más tu tiempo, y podrás tomar acciones sobre ellas como limitar el número de minutos que pasas en ellas.

Aunque hay muchas aplicaciones de productivad, una de las formas de evitar la procastinación es justamente alejando los elementos distractores y uno de ellos sin dudas es tu celular o tableta. 

Aquí puedes aprender más sobre Tiempo en Pantalla y Bienestar Digital.

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