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En busca de la bandeja de mensajes perfecta

No es necesario que temas abrir tu bandeja de mensajes en Gmail, porque hay muchas formas de afinar el programa de correo electrónico para darle más eficiencia y disfrutar de una experiencia organizada. Estos son 13 consejos que te ayudarán a acercarte a la meta de tener tu bandeja de mensajes vacía...

Fecha de publicación:
Foto de: Sarah Jacobsson Purewal/CNET

El zen de la bandeja de mensajes

Gmail te permite personalizar la bandeja de mensajes: Está la disposición normal de bandejas por pestañas, tres disposiciones que colocan diferentes tipos de mensajes primero ("importantes", "por leer" y "marcados"), y una bandeja prioritaria que distribuye los mensajes sobre la base de su importancia.

Si quieres controlar tu correo electrónico, la disposición estándar y la de prioridad son las más útiles: una los coloca por categoría y la otra los prioriza. Lo mejor es que pruebes con las distintas disposiciones hasta que encuentres la que mejor va con tus necesidades. A mí me gusta la disposición estándar porque me permite desviar correos potencialmente importantes a una pestaña sin necesidad de deshacerme de ellos completamente.

Haz clic en el botón del piñón, abre el menú de configuración y marca la pestaña Inbox. Debajo de esa pestaña, usa el menú deslizable para seleccionar el tipo de bandeja que quieres.

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Foto de: Sarah Jacobsson Purewal/CNET

Sáltate la bandeja de mensajes

No todos los mensajes deben ser distribuidos manualmente a través de la bandeja antes de archivarlos. Para los correos que quieras archivar automáticamente, digamos, recibos o mensajes relacionados con un proyecto del trabajo, puedes crear un filtro que pasa por alto la bandeja principal.

Para hacer esto, toca el botón del piñón, abre el menú de configuración y entonces haz clic en la pestaña de Filtros y Direcciones Bloqueadas. En la parte inferior de la pantalla, haz clic en "Crear un nuevo filtro" y llena los parámetros (por ejemplo, correos con la palabra "recibo" en el campo del asunto del mensaje) antes de hacer clic en "Crear un filtro con esta búsqueda". A continuación, escoge lo que quieres que el filtro haga: marca la cuadrícula "Pasar por alto la bandeja" (Archivarlo) y todos los mensajes filtrados se dirigirán directamente a los archivos sin pasar por la bandeja principal. También puedes agregar "Marcar como leído" si estás filtrando mensajes que no necesitas leer.

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Foto de: Sarah Jacobsson Purewal/CNET

Agregar palabras claves

El sistema de archivos de Gmail alienta a los usuarios a nunca borrar nada, lo que resulta fantástico para acaparadores digitales como yo. Pero también significa que hay más desechos electrónicos que leer cuando estás buscando un correo específico, aunque tengas un sistema organizado por colores.

Las opciones de búsqueda de Gmail son aceptables, pero no es una mala idea que tomes el asunto en tus manos: siempre que quieras tener un correo que sabes que vas a tener que leer en el futuro, reenvíatelo a ti mismo y agrégale algunas palabras clave. Así las cosas, en vez de tratar de buscar por fecha, puedes escribir las palabras claves y el correo que buscas aparecerá en la pantalla.

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Foto de: Sarah Jacobsson Purewal/CNET

Busca como un profesional

Si necesitas encontrar algo en tus correos archivados sin las palabras clave a la mano, tendrás que usar la función de búsqueda. Estas son algunas funciones avanzadas de búsqueda que pueden ayudarte a encontrar algo en un mar de 20,000 mensajes viejos.

- Excluir mensaje de etiquetas específicas con el operador -label:[label name]. Esto es especialmente útil cuando quieres excluir registros de conversaciones - escribe -label:chats en el campo de búsqueda. También puedes buscar mensajes con etiquetas específicas exclusivamente con el operador +label:[label name]. Los operadores + y - funcionan con otros operadores de búsqueda también..

- Buscar mensajes dentro de cierto período de tiempo con los operadores before:[año/mes/día] y after:[año/mes/día].

- Encontrar tipos específicos de material adjunto con el operador filename:[file type]. Por ejemplo, si quieres encontrar mensajes con documentos en PDF adjuntos, escribes filename:pdf.

- Las búsquedas normales no incluyen mensajes en la carpeta de basura o de Spam. Para encontrar mensajes en la carpeta de basura, usa in:trash, en el caso de la carpeta de spam, usa in:spam. Para encontrar mensajes en todas las carpetas, usa in:anywhere.

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Etiquetas de colores

Las etiquetas son útiles para ordenar y categorizar tus mensajes en Gmail. De esta manera, puedes organizar sus correos de manera más visual con colores.

Para hacer esto, mueve el ratón sobre la columna izquierda y sobre una etiqueta que quieras colorear, hasta que veas una flecha en dirección hacia abajo. Haz clic en la flecha y sale un menú de opciones. Coloca el cursor sobre "Label colors" (Colores para etiquetas) y sale otro menú, esta vez con una selección de varios colores ya establecidos (texto y marcado), así como opciones para agregar colores especiales o eliminar colores. Haz clic en cualquiera de los colores para asignarlo a la etiqueta; repite este paso con todas las otras etiquetas a las que quieras dar un color específico.

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Borra elementos adjuntos viejos

Los usuarios de Google tienen un espacio de almacenamiento de 15 GB, que se comparte entre Gmail, Google Drive y Google+ photos. Si ves que estás llegando el límite, borrar los correos viejos con material adjunto de gran tamaño es una forma fácil de liberar espacio.

Para encontrar estos mensajes, ve al campo de búsqueda y haz clic en la flecha que apunta hacia abajo para realizar una búsqueda avanzada. Para buscar mensajes con material adjunto, marca la cuadrícula que dice "Has attachment" (Tiene material adjunto) y oprime buscar (también puedes escribir "has:attachment" en el campo de búsqueda). Para encontrar correos más grandes de cierto tamaño, sin importar si tienen material adjunto o no, llena el campo de búsqueda avanzada con los parámetros de tamaño: debajo de Size (Tamaño), escoge "greater than" (mayor de) y escribe el tamaño en bytes, kilobytes o megabytes, y oprime buscar.

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Crear subetiquetas

Las etiquetas se pueden organizar aún más creando subetiquetas, con las que puedes asignar mensajes a ciertas categorías incluso más detalladas. En vez de sencillamente etiquetar un mensaje con "Trabajo", por ejemplo, puedes usar "Trabajo > Proyectos Importantes".

Para crear una subetiqueta, escoge un mensaje y haz clic en el botón Etiquetas. Marca, "Create new" (crear nueva) y escribe el nombre de la nueva subetiqueta. Para asignarla, marca la cuadrícula "Nest label under" (Colocar subetiqueta bajo) y escoge la etiqueta principal del menú deslizante.

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Agregar un panel para echar un vistazo ápido a los mensajes

Agregar un panel de vista previa para tus correos nuevos puede ayudarte a ordenar sus mensajes rápidamente sin necesidad de abrirlos uno por uno.

Para agregar un panel, haz clic en el botón del piñón, abre el menú de configuración y ve a la pestaña Labs. Labs son prestaciones experimentales que todavía no son estándar en Gmail. En esa pestaña, encuentra la llamada Preview Pane (Panel de vistazo rápido) y marcar "Enable" (Activar). Oprime "Save changes" (Guardar cambios) y regresa a tu bandeja de mensajes nuevos. Ahora verás un pequeño botón que dice Preview Pane junto al piñón. Toca el botón para activar o desactivar el panel, o haz clic en la flecha que apunta hacia abajo para escoger "No split" (panel desactivado), "Vertical split" (División Vertical, lista en la izquierda, vistazo rápido del mensaje en la derecha) u "Horizontal split" (División Horizontal, lista encima, vista rápida de los mensajes debajo).

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Activar chat a la derecha

El chat a la derecha es otra prestación de Gmail Labs y es una forma fácil de simplificar la columna de la izquierda y sacar el mayor provecho al tamaño de la pantalla (especialmente si tienes un pantalla ancha).

Para activar esta prestación, toca el botón del piñón, abre el menú de configuración y toca la pestaña Labs, encuentra la función "Right-side chat" (Chat a la derecha), marca "Enable" (Activar) y toca "Save changes" (Guardar cambios). Así, el chat se mueve a la derecha de la pantalla y te abre la columna izquierda para más etiquetas y menos desorden.

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Decide qué etiquetas ver

Simplifica la columna de la izquierda escogiendo sólo las etiquetas que usas con frecuencia.

Para cambiar cómo ves las etiquetas individuales, toca el botón del piñón y ve a la configuración. Haz clic en la pestaña de Etiquetas y verás una lista de éstas: System Labels (Etiquetas del Sistema), Categories (Categorías), Circles (Círculos) y entonces las etiquetas que has creado. Bajo la columna "Show in label list" (Mostrar en lista de etiquetas) tendrás la opción de mostrar, ocultar o "show if unread" (mostrar si no lo has leído). Escoge la configuración de cada etiqueta y entonces marca "Save changes" (Guardar cambios).

Si has escogido ocultar alguna etiqueta, entonces verás un enlace de "More" (Más) en la columna izquierda. También puedes mostrar u ocultar etiquetas arrastrándolas por encima o debajo de este enlace.

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Usa alias de direcciones

Puedes usar alias de direcciones para comenzar a organizar tus correos: sólo tienes que agregar "+any.alias" a tu dirección electrónica (después de tu nombre de usuario, pero antes de "@gmail.com") y los correos seguirán llegando a tu bandeja de mensajes. Por ejemplo, enviar un mensaje a "username+work@gmail.com" es lo mismo que enviarlo a "username@gmail.com" o "username+important.work@gmail.com".

Los alias se usan con frecuencia para filtrar mensajes no deseados (por ejemplo, "username+junkmail@gmail.com") que no quieres ver, pero también para asegurarte de ver correos importantes. Siempre digo a mis contactos que me envíen mensajes importantes a "username+urgent@gmail.com" porque tengo un filtro que hace que cualquier mensaje enviado a esa dirección vaya directamente a mi bandeja de correos prioritarios.

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Remisión de mensajes importantes

A mi madre le gusta saber dónde estoy cuando viajo, de manera que siempre me pide que le remita mis itinerarios de vuelo. Aunque por lo general me acuerdo de hacerlo, a veces se me olvida. Así que decidí crear un filtro que le remite automáticamente todos mis mensajes de viajes.

Primero, tienes que agregar una dirección de remisión, algo que sólo puedes hacer si la otra persona te lo permite, de manera que es algo que sólo debes hacer con personas cercanas. Para agregar una dirección, haz clic en el botón del piñón, ve a configuración y marca la pestaña Forwarding and POP/IMAP. Bajo Forwarding, toca "Add a forwarding address" (Agregar una dirección de reenvío), escríbela y toca Next; entonces se envía un correo con un código de verificación a esa dirección. Tú o la otra persona deberán hacer clic en el correo de verificación antes de que se envíe cualquier mensaje de manera automática.

Una vez que hayas agregado la dirección, puedes crear un filtro: regresa a configuración y haz clic en la pestaña de Filters and Blocked Addresses (Filtros y Direcciones Bloqueadas). En la parte inferior de la pantalla, haz clic en "Create a new filter" (Crear un nuevo filtro) y llena los parámetros. Yo viajo con frecuencia en la aerolínea Singapore Air, de manera que he creado un filtro para todos los correos de booking@singaporeair.com.sg. Haz clic en "Create a filter with this search" (Crear un nuevo filtro con esta búsqueda). En la próxima pantalla, marca la cuadrícula junto a "Forward it" (Remítelo) y selecciona las direcciones a las que quieres que estos mensajes lleguen.

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El arte de los filtros

Los filtros son especialmente poderosos si los usas creativamente. Si ya sabes manejar los filtros básicos (como los mensajes de una persona o dominio en específico y enviarlos a una carpeta predeterminada), éstas son algunas otras ideas que puedes aprovechar:

- Usa el operador filename:[file type] para crear filtros para diferentes tipos de medios. Por ejemplo, usa filename:jpg | filename:png para enviar todos los mensajes con fotos adjuntas a una carpeta de fotos.

- Filtra mensajes que tienen tu dirección electrónica en el campo del remitente y el destinatario y envíalos a una carpeta llamada "Notes" (Notas). Así puedes enviarte mensajes a ti mismo y encontrar todas tus notas, recordatorios y listas de tareas en un solo lugar.

- Para los mensajes especialmente importantes que no quieres perder de ninguna manera, crear un hashtag especial (por ejemplo, #NEVERDELETE) y una cuenta especial de respaldo en Gmail. Entonces crea un filtro que separe los correos con ese hashtag y los envíe automáticamente a tu cuenta de respaldo.

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