Declaración impuestos 2020: Cómo organizar y guardar tus facturas en la nube

Mueve tus recibos a la nube con apps como Evernote.
Crédito: Nicole Cozma

Algunos recibos no contienen mucha información que digamos -como los de las tiendas pequeñas de regalos o las estaciones de servicio. Generalmente incluyen una fecha, el importe y la forma de pago. Y peor aún, la mayoría de los recibos están impresos en papel térmico, causando que la información desaparezca justo en el momento en que la necesitas.

En lugar de mantener una pila de papeles minúsculos que apenas se pueden leer, ¿por qué no mover tu colección de recibos a la nube? Para hacer eso, aquí te presentamos algunas aplicaciones móviles que pueden ser utilizadas para la digitalización de tus recibos. Estas te ayudarán a limpiar el desorden y asegurarte de que puedas encontrar la información que necesitas, cuando la necesites.

Google Drive

Un recurso confiable y a la mano es Google Drive, por lo que es una buena herramienta para almacenar la información que necesitas para acceder más tarde. Para iniciar tu registro de recibos, tienes que abrir Google Drive, seleccionar la carpeta en la que quieres almacenar tus recibos, dar clic en el ícono del más (+) y después dar clic en Scan.

Si es la primera vez que lo haces, deberás darle permiso a Drive para tomar fotos y videos. Después toma la foto, vuelve a seleccionar el signo de más para agregar más páginas o da clic en la palomita para subir tu documento a Drive.

Además, puedes otorgar acceso de visualización de otros usuarios de la cuenta Google. Ahora que si deseas mayor seguridad para tus recibos, echa un vistazo a la siguiente aplicación.

Tip: Si optas por Google Drive, puedes agregar un acceso directo desde tu pantalla de inicio. Sólo tienes que mantener presionado el app para que se muestren los widgets. Después, tendrás que arrastrar el widget de scan a tu pantalla y listo.

Expensify

explsdhjk — Captura de pantalla por Alejandra Ramos/CNET

Si lo que buscas es una aplicación específica para guardar tus recibos y tener un mejor control de tus finanzas, Expensify es una gran opción. Con este app podrás tener tus recibos en un solo lugar y hacerlo es muy sencillo. Incluso si no te estás preparando para la temporada de impuestos es una gran opción de llevar control de tus gastos.

Lo interesante de esta aplicación es que todo es automático, por lo que el app llevará las cuentas por ti, gracias a que es capaz de leer el recibo y crear el gasto de forma automática; podrás ver en dónde y cuándo realizaste el gasto, así como el monto del mismo.

Receipts by Wave for Business

Si bien, su nombre indica que es una aplicación pensada en negocios, la verdad es que resulta bastante útil para que las personas comunes y corrientes pongamos orden con nuestros recibos. Al igual que Expensify, Wave te permite tomar una fotografía de tus recibos y el app procesará la información de forma automática. La diferencia es que Wave te permite categorizar tus gastos, agregar impuestos y notas.

Así que si buscas ser mucho más específico con tus gastos y además tienes un negocio, Wave podría ser el app ideal para ti. Por otro lado, Expensify ofrece mejores reportes y si viajas frecuentemente por negocios puede ser un app que se ajuste más a tus necesidades. Al final, te recomendamos probar ambas para después tomar una decisión.

Evernote

Ahora, si prefieres adaptar aplicaciones que utilizas para otros fines, Evernote es una buena opción ya que te permite una mayor organización que Google Drive o Dropbox. ¿Cuál es la diferencia? Que Evernote puede clasificar y subcategorizar recibos con notas y etiquetas. Además, puedes agregar notas para ir junto con tus recibos, lo que te permite mantener más detalles sobre cada compra.

Para escanear tus recibos, abre Evernote y después pulsa en el icono de la cámara. Asegúrate de que tienes seleccionado Document Camera en el menú de la mano izquierda. Si ya estás creando una nota, puedes añadir fotos desde la cámara de documentos a través del menú de signo de más. Cuando hayas terminado el escaneo de todos los recibos, pulsa el icono de la palomita.

Una vez que tengas la imagen del recibo, sólo tienes que guardarla, agregarla a un cuaderno (Notebook), añadir etiquetas, o incluso adjuntar una ubicación. A menos que seas un usuario de Evernote Premium, no podrás buscar en el texto dentro de la imagen, así que asegúrate de agregar suficiente información para encontrar tus recibos después.

Dropbox

Captura de pantalla por Matt Elliott/CNET

Probablemente piensas en Dropbox como un lugar para la copia de seguridad de tus documentos, pero también es un gran servicio para realizar copias de seguridad de imágenes de tus recibos y tener acceso a ellos desde la computadora o tableta.

En primer lugar, tendrás que dirigirte al menú Configuración y, a continuación, toca en Requerir clave de acceso. Desde allí se puede configurar el PIN de cuatro dígitos personalizado. A continuación, crea una carpeta dedicada al almacenamiento de recibos. Puedes agregar una carpeta a través de la aplicación móvil, tu PC de escritorio o en la web. Ahora es el momento para tomar fotos de tus recibos con la cámara de tu dispositivo móvil.

Cuando hayas terminado, dirígete a la galería de fotografías y comparte todas las imágenes de los recibos a la carpeta de Dropbox donde los deseas almacenar.

Dropbox no te permite hacer anotaciones en cada recibo que subas, pero es una manera ridículamente rápida para sacarlos de tu escritorio y ponerlos en la nube. Si deseas que el nombre del archivo refleje lo que es el recibo, eso es fácil de ajustar en la aplicación Dropbox o en la Web. Si necesitas una amplia organización de los recibos, entonces es posible que desees probar la siguiente aplicación.

Y ustedes, ¿cómo hacen seguimiento de sus ingresos y gastos? Compartan su experiencia con nosotros en los comentarios.

Reproduciendo: Mira esto: Impuestos 2020: Consejos clave para preparar tu declaración

2:48

Más guías sobre impuestos

Reproduciendo: Mira esto: Cinco apps para Android que siempre descargo en mi celular

2:25