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Computadoras portátiles

9 funciones ocultas de Google Drive

Te mostramos todos los secretos de Drive para sacarle el máximo provecho al servicio en la nube de Google.

Google Drive lets you sync files on PCs, phones and Google's servers.

Google Drive te permite sincronizar archivos en PCs, teléfonos y los servidores de Google. 

Google

Uso Google Drive todos los días. Lo uso para el trabajo. Escribo mi blog en Google Docs. Lo uso en casa, con Sheets para planear la agenda veraniega de mis hijos, o añadir más recetas a mi carpeta de cocina. Google Drive facilita compartir estas recetas con amigos y hasta acceder el archivo desde mi teléfono para consultar los ingredientes que me falta comprar cuando estoy en el mercado. Es difícil imaginar una vida digital antes de Google Drive.

He usado Drive durante tanto tiempo que he descubierto algunas funciones ocultas para hacer de la herramienta en la nube de Google aun más útil. Estas son algunas funciones escondidas que te convendría conocer:

Saca las fotos de la vista de Recientes

Acudo a la vista de Recientes (Recent) en Google Drive para encontrar documentos en los que he estado trabajando esta semana o mes. Pero, después de empezar a usar Google Fotos para respaldar las imágenes almacenadas en mi iPhone, ahora las fotos acaparan la vista de Recientes, lo que vuelve esto un tanto inútil. Me gustaría que Google me diese una opción para excluir las fotos de la lista de archivos en Recientes, pero hasta que logre hacer esto, te presento una alternativa. En el campo de búsqueda, ingresa -jpg y se filtrarán todas tus fotos, permitiéndote ver los archivos que has creado a editado recientemente. Puedes utilizar este método en Google Drive en la Web o en el app móvil. 

Activa Quick Access (Acceso rápido)

Esta nueva función añade una cinta de imágenes en miniatura a lo largo de la parte superior de My Drive (Mi unidad) que te concede una acceso rápido a los archivos que han sido modificados recientemente. (Y, afortunadamente, no incluye fotos como lo hace la vista de Recientes). Encontrarás una línea para Quick Access (Acceso rápido) en las configuraciones de Drive. Sólo haz clic en la caja que dice Accede rápidamente a los archivos importantes cuando los necesites, y refresca la página. 

Filtra tus búsquedas

Esta es una función oculta a plena vista. En la caja de búsqueda que se encuentra en la parte superior de Google Drive, hay un botón con una flecha que apunta hacia abajo, a lo largo del borde derecho. Dale clic y obtendrás un panel de opciones de búsqueda para filtrar tus resultados de búsquedas. Si has utilizado Google Drive durante años y has acumulado una gran biblioteca de archivos, entonces estas opciones de búsqueda son muy útiles para reducir tus resultados de búsqueda. Puedes filtrar por tipo de archivo, fecha en la que se modificó el archivo y por el propietario del archivo. Para los archivos compartidos, puedes filtrar la búsqueda por la persona con quien has compartido el documento. También puedes filtrar archivos que requieren que realices una acción específica o una sugerencia.  

El filtrar las búsquedas te puede ahorrar mucho tiempo. 

Captura de pantalla por Matt Elliott/CNET

Envía enlaces en lugar de archivos adjuntos

Existe un pequeño icono de Drive en la parte inferior de la ventana de redacción de Gmail. Este icono te permite adjuntar archivos que has almacenado en Drive o enviar un enlace. Para los formatos de Google Drive (Docs, Hojas y más) tu única opción es enviar un enlace al archivo. Para otro tipo de archivos (PDF, documentos en Word, imágenes), tienes la opción de enviarlos como un archivo adjunto o como un enlace a Drive, que te permite compartir archivos de tamaño mayor al límite de 25GB de Gmail para los archivos adjuntos. 

Borra formato en un dos por tres

Tienes una par de opciones para borrar el formato del texto que pegas a Docs. Puedes resaltar el texto y seleccionar Texto normal desde la barra de herramienta en la parte superior. O puedes ir a Formato > Borrar formato. (Para esto último, puedes usar la combinación Ctrl-\, o Command-\ para las Mac). Puedes evitar pasar por el proceso de borrar formato al mantener presionada la tecla Shift cuando pegas texto. O sea, Ctrl-Shift-V pega sin ningún formato. 

Respalda tu teléfono con un solo toque

¿Quieres guardar información importante almacenada en tu teléfono en Drive? Puedes hacerlo con un solo toque. En el app móvil, puedes ir a Settings (Configuración) > Backup (Respaldo) y selecciona lo que quieres respaldar: contactos, eventos en el calendario o fotos y videos. Solo dale un toque al botón Start Backup (Iniciar respaldo). Puede llevar un tiempo, por lo que te conviene iniciar el proceso en la noche. Tu teléfono tiene que estar enchufado y conectado a Wi-Fi. 

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Captura de pantalla por Matt Elliott/CNET

Sincroniza carpetas en PC o Mac

Pronto podrás usar Google Drive para respaldar y sincronizar cualquier carpeta en tu computadora, pero por ahora, puedes hacer que la carpeta de Google Drive aparezca como cualquier otra carpeta en tu escritorio en lugar de accederlo desde un navegador. Sólo tienes que instalar el app de Drive para Mac o PC y dirigirte a Preferences (Preferencias) > Sync Options (Opciones de sincronización) y puedes sincronizar la carpeta My Drive (Mi unidad) completa o solamente algunas subcarpetas que se encuentran dentro de ella. 

Haz comentarios en archivos de Microsoft Office

Este año, Google añadió la posibilidad de comentar en los archivos de Microsoft Office, lo que te ahorra el tener que convertir un documento Word, por ejemplo, a un Google Doc para poder comentar o usar una extensión de Chrome. Ahora, puedes abrir un documento en Word, una hoja en Excel, una presentación en PowerPoint y añadir tus comentarios directamente en el archivo. Tus comentarios aparecerán ya sea que tus colaboradores abran el archivo en Google Drive o en el app Microsoft correspondiente. Para añadir un comentario, haz clic en el botón que se ve como una burbuja de diálogo cuadrada y azul que lleva el signo de más.

Configura acceso 'offline'

Si necesitas trabajar en tus documentos pero no tienes conexión a Internet, no te preocupes. Google Drive te permite acceder tus documentos cuando estás offline, y luego sincronizará tus cambios cuando vuelvas a conectarte. Pero debes hacer dos cosas antes para establecer tu acceso offline:

  • Instala la extensión Google Docs Offline.
  • Ingresa a Google Drive, dale clic al botón de la tuerca para abrir Configuración y luego selecciona la caja en la sección Offline para Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings files to this computer so you can edit offline (Sincronización sin conexión)

Una última cosa: para editar archivos mientras estás offline, debes primero ingresar a tu cuenta de Google y usar Chrome.