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Industria de la tecnología

Cinco cosas que debes considerar antes de comprar una suscripción a Office 365

Tomar la decisión de cambiar es solamente el primer paso. Mucho más importante es escoger la edición adecuada de Office 365.

Si tu pequeña empresa es como la mayoría, probablemente usa Microsoft Office.

También es muy probable que estés pensando si es hora de cambiar de las versiones con licencia perpetua de Office a una suscripción de Office 365.

En teoría, el cambio tiene varias ventajas. Puedes calcular un costo predecible en vez de tener que presupuestar actualizaciones cada unos cuantos años. Puedes instalar apps de Office en varios dispositivos sin problemas de activación. Las actualizaciones y mejoras constantes eliminan algunos de los dolores de cabeza de tener que comprar, instalar y administrar versiones actualizadas cada pocos años. Y tiene acceso a una gama cada vez mayor de servicios en la nuble.

Pero la decisión de cambiar es solamente el primer paso. Mucho más importante es escoger la versión adecuada de Office 365. Y como hay más de una docena de ediciones para escoger, con precios que van desde US$4 hasta US$35 por usuario por mes, es fácil tomar la decisión equivocada.

Así las cosas, simplifiquemos el proceso de la decisión. Para comenzar, echemos un vistazo a Office 365. Cada edición de Office incluye alguna combinación de los siguientes elementos:

  • Apps tradicionales de Office (para Windows o Mac) que se actualizan con regularidad, de manera que siempre tienes la versión más nueva. Cada suscripción de Office 365 te permite instalar esos programas en un máximo de cinco PC o Macs.
  • Correo electrónico Exchange Online
  • 1TB de almacenamiento de archivos en la nube OneDrive.
  • Apps móviles para instalar en un máximo de cinco teléfonos y cinco tabletas que ejecuten iOS, Android o Windows.
  • Herramientas de colaboración y comunicación en grupo.

Para este análisis, supongamos que tu pequeña empresa no tiene más de cinco empleados. Supongamos también que quieres acceso a las apps de escritorio de Office para Windows. Eso elimina muchas de opciones creadas para la implementación en compañías mucho más grandes que tienen un departamento de informática.

Con eso aclarado, tienes tres opciones amplias.

La opción barata: Office 365 Home

Si tu negocio eres literalmente tu solo, pudieras verte tentado a escoger una suscripción de Office 365 Home en vez de una de las más caras para empresas. Esa decisión incluso pudiera tener sentido si tus necesidades son lo suficientemente modestas.

A pesar del nombre, no hay restricciones de licencia que te impidan usar Office 365 Home en un entorno empresarial.

Microsoft/Screenshot by Ed Bott/CNET

Con un precio de US$99, la suscripción de Office 365 Home está vinculada con una sola cuenta de Microsoft y te ofrece acceso a todos los programas de Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint y OneNote, además de Publisher y Access disponibles solo en la versión para PC. Esta versión mejora el almacenamiento gratuito en la nube OneDrive asociado con tu cuenta de Microsoft a 1 TB y mejora tu cuenta gratuita de Outlook.com a una bandeja de mensajes sin publicidad de 50 GB..

Puedes compartir esta suscripción con cinco cuentas de Microsoft diferentes: cada una puede instalar las apps de escritorio de Office y tienen su propio espacio de 1 TB en OneDrive y una bandeja de mensajes mejorada. (Por US$30 menos, puedes comprar la edición Office 365 Personal, que limita la instalación a una PC y un dispositivo móvil y que no puede compartirse con otros).

A pesar del nombre, no hay restricciones de licencia que te impidan usar estas apps en una empresa.

Es mejor para: Personas que trabajan por su cuenta que ya tienen una cuenta de correo profesional y sencillamente quieren un acceso conveniente a las apps de escritorio más actualizadas de Office para un máximo de cinco PC.

Un nivel superior: Office 365 Business Premium

La suscripción de Business Premium cuesta US$150 al año. Al igual que la edición Home, te permite instalar los programas de escritorio de Office en un máximo de cinco PC. También incluye el correo electrónico Exchange Online, con un dominio específico, 1 TB de almacenamiento seguro en la nube OneDrive for Business y una colección de prestaciones de colaboración en línea, como SharePoint y Microsoft Team. Desde hace poco también incluye herramientas de gestión de relaciones con el cliente.

La mayor diferencia entre las ediciones Home y Business comienza con quién maneja la cuenta. Cada suscripción de Office 365 Home es manejada por un usuario individual con una cuenta en Microsoft. Las suscripciones Business y Enterprise pertenecen a una organización y se manejan de manera central, donde un administrador asigna licencias a usuarios dentro de la empresa.

Los planes Business Premium incluyen correo electrónico Exchange Online vinculado con uno o más dominios específicos relacionados con tu negocio.

Microsoft/Captura de pantalla por Ed Bott/CNET

Los planes Business Premium incluyen correo electrónico Exchange Online vinculado con uno o más dominios específicos relacionados con la empresa en cuestión. Puedes crear alias de email (como ventas @ejemplo.com) para que tu negocio parezca mayor. (Si solamente quieres las apps de Office para escritorio y el almacenamiento OneDrive, pero no necesitas el correo electrónico, una posibilidad es el plan Office 365 Business por US$99 al año).

Los planes Business y Enterprise incluyen prestaciones de seguridad que no tienes con una suscripción Home o Personal, como autentificación multifactorial, servicios de configuración de claves por autoservicio y alertas por asuntos de seguridad, como posibles penetraciones informáticas.

Aunque puedes comprar una licencia a la vez, las ediciones de negocios de Office 365 incluyen herramientas de gestión diseñadas para un departamento de IT o un asesor. Si quieres gestionar tu propia suscripción de Business Premium, asegúrate de que sabes manejar bien tareas técnicas como configurar registros DNS y MX para el dominio de tu correo electrónico.

Es mejor para: Pequeñas empresas que quieren que cada empleado tenga acceso completo a todas las apps de escritorio de Office además de una dirección de correo electrónico específica asociada con la compañía.

Planear el crecimiento: Office 365 Enterprise E3

Microsoft ofrece una amplia gama de opciones de menú para sus usuarios de Enterprise, incluido Office 365 ProPlus (US$12 al mes), que incluye solo los programas de escritorio y almacenamiento OneDrive for Business, así como los paquetes Office 365 Enterprise E3 y E5, que vinculan servicios en línea con esas apps.

Aunque estos planes están dirigidos en lo fundamental a grandes empresas, pudieran tener sentido para pequeñas empresas como un bufete de abogados o asesor de servicios médicos que tiene que cumplir normas específicas del sector como HIPAA. Además de los servicios incluidos con el plan Business Premium, el plan Enterprise E3, de US$20 mensuales, ofrece herramientas de seguridad y cumplimiento, como la capacidad de retener legalmente una cuenta de correo electrónico y contar con herramientas para prevenir la pérdida de datos.

Una suscripcion de Enterprise también protege el crecimiento de tu negocio a largo plazo.

Microsoft/captura de pantalla por Ed Bott/CNET

La suscripción a un plan Enterprise también protege a futuro el crecimiento de tu empresa. A diferencia del plan Business Premium, que limita la cantidad de usuarios a 300, puedes comprar una cantidad ilimitada de licencias y combinar los planes ProPlus, E1, E3 y E5. En este caso, la gestión de la interfaz también puede ser complicada y es mejor dejársela a un asesor profesional o proveedor de servicios.

Es mejor para: Negocios que necesiten proyectar una imagen profesional con correo electrónico y la capacidad de compartir archivos, todo vinculado con un dominio específico, así como los que tienen que cumplir exigencias normativas específicas de ciertos sectores.