9 funciones de Google Docs que debes usar ya

Aprovecha al máximo la aplicación de Google para la creación de documentos con estos consejos.

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Google Docs está lleno de potentes herramientas. A continuación, te listamos 9 que te ayudarán a sacar el máximo provecho al app de procesamiento de palabras.

1. Habla en lugar de escribir

Para los momentos en que prefieres utilizar tu voz en lugar de tus dedos para teclear, la herramienta de dictado de Google Docs viene muy a la mano.

En la parte superior de un documento abierto, dirígete a Tools (Herramientas) > Voice Typing (Dictado por voz). Una pequeña ventana con el icono de un micrófono aparecerá en el borde derecho de Chrome; podrás hacer clic en él para activar o desactivar el dictado por voz. El dictado por voz está disponible sólo por el navegador Chrome.

Y esto es un gusto adquirido, pero si quieres, puedes utilizar el dictado por voz para editar y formatear textos en Google Docs.

2. Pegar sin formato

Cuando pegas un pedazo de texto en Google Docs, es muy posible que la tipografía y tamaño de letra varíen del resto del documento. Para que el formato sea uniforme, selecciona el texto y realiza uno de los siguientes pasos:

  • Haz clic derecho en el texto resaltado y selecciona Pegar sin formato.
  • Dirígete a Formato > Pegar sin formato.
  • Haz clic en Texto normal desde el menú desplegable de las opciones de Formato y Herramientas.

3. Añade más fuentes

Desde la barra de menú desplegable que se encuentra en la parte superior de tu documento, selecciona Más fuentes para añadir más fuentes a tu menú. Hay una selección de cientos de fuentes:

Captura de pantalla por Matt Elliott/CNET

Para que tengas una mejor idea de cómo se ven las distintas fuentes, dirígete a Google Fonts donde podrás ver frases de ejemplo de cada fuente. Puedes hacer clic en cada ejemplo y cambiarlo a tu propia frase. Cuando encuentres una fuente que te guste, lo único que tendrás que hacer es buscar su nombre en el menú desplegable en Google Docs y añadirla a tu lista.

4. Modo de sugerencia

Detente, colabora y escucha. Cuando estás trabajando en un documento compartido, puedes cambiar el modo de edición para que Google Docs pueda rastrear los cambios como lo hace Microsoft Word. Para mostrar tus ediciones y permitir que tus colaboradores los acepten o rechacen, selecciona el botón de lápiz que se encuentra en la esquina superior derecha del documento y haz clic en Sugerir. Ahora, a medida que editas el documento, los cambios se mostrarán como sugerencias con un código de color con una cajita de comentario para señalar quién hizo el cambio. Cada cambio tiene un botón de aceptar y rechazar.

5. Etiqueta a alguien en un comentario

Si quieres llamar la atención de alguien a un comentario que has añadido, sólo tienes que etiquetarlos. Cuando estás escribiendo tu comentario, ingresa @ o el símbolo de + y selecciona a la persona que deseas etiquetar. La persona, entonces, recibirá un email para alertarle sobre tu comentario o pregunta.

6. Pon marcadores para desplazarte menos

Para documentos largos, el añadir marcas (bookmarks) significa que tienes que desplazarte menos. Vete a Insertar > Marcador para añadir un marcador a un documento. Un pequeño icono azul de marcador se añadirá al costado izquierdo de tu documento.

Puedes crear un vínculo a tu marcador, lo que resulta útil para documentos largos porque puedes crear una tabla de contenido en la parte superior de tu documento para irte directamente a los marcadores. Haz clic derecho en la parte superior de tu documento (o en cualquier lugar donde un vínculo a tu marcador te resulte útil) y haz clic en Insertar vínculo. En vez de añadir una URL, selecciona los marcadores desde el menú desplegable, ingresa el texto del vínculo y haz clic en Apply (Aplicar).

No tienes que utilizar vínculos de marcadores, sin embargo, para que los marcadores sean útiles. Utiliza un sólo marcador para encontrar el punto donde he dejado un documento y seguir trabajando en él la próxima vez que abro Google Docs. Para saltarte al próximo marcador (o, como en mi caso, al único marcador que tengo), mantén presionadas las teclas Control y Command y teclea las teclas N y luego B. Para irte al marcador anterior, mantén presionadas las teclas Control y Command y oprime las teclas P y luego B. Estos atajos son un poco engorrosos, pero son fáciles de recordar si sabes que las teclas quieren decir Next Bookmark (próximo marcador) y Previous Bookmark (anterior marcador).

7. Utiliza tus propias sustituciones

Vete a Herramientas > Preferencias y verás una lista de sustituciones automáticas que realiza Google Docs. La mayoría de estas sustituciones tienen que ver con el estilo en que se muestran las fracciones, además de ciertos símbolos y estilos de flechas. Puedes añadir tus propias sustituciones, pero aquellas basadas en si una palabra está escrita en mayúscula o minúscula no funcionan.

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Captura de pantalla por Matt Elliott/CNET

8. Haz clic derecho para hacer investigaciones y búsquedas

Para encontrar la definición de una palabra de una forma rápida, sólo tienes que hacer clic derecho en una palabra y seleccionar Definir. Se abrirá una pequeña ventana a la derecha del documento con la definición de la palabra, junto a una lista de sinónimos. Esto te permite obtener información sin tener que salirte de Google Docs.

De manera similar, puedes hacer clic derecho en una palabra y seleccionar Investigar para realizar una rápida búsqueda en Google en el panel derecho. Cualquier enlace al que le des clic abrirá una nueva pestaña, para que puedas arrastrar las imágenes desde los resultados de búsquedas desde el panel derecho directamente a tu documento.

9. Historial de revisiones

Si quieres volver a una versión anterior de tu Google Doc, lo puedes hacer al ir a Archivo > Ver historial de revisión. Desde el panel derecho, podrás ver una lista en orden cronológico de las versiones de tu documento. Selecciona una y haz clic en Restaurar esta revisión para abrir esta versión.

Siempre puedes ir al historial de revisión para seleccionar una versión más reciente y regresar al documento que contiene tus cambios más actuales. No hay manera de que pierdas tus cambios al utilizar el historial de revisión; el escoger una versión anterior sólo mueve dicha versión a la cabeza de la lista del historial de revisiones.

Con la colaboración de Suan Pineda.

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